Blog

Tècnica de les reunions delegades 

 

 

Què són? 

Metodologia que busca que qui té el rol de líder de l'equip generi un espai de decisió i confiança on l'equip pot prendre les decisions i el o la líder supervisa. 

Es basa en la rotació de diferents rols en el transcurs de les reunions 

La única funció que un/a líder no pot delegar realment és justament la seva, la d’agent de decisió. És responsable de les decisions preses o no preses pel seu equip i per cada una de les persones que el conformen. 

 

 

Els rols delgats 

El primer rol delegat implica a totes les persones que conformen l’equip, és el rol de participant. Tots i totes les membres de l'equip tenen el paper de participants. 

A més, s'estableixen els següents rols: 

 

La idea és que totes les persones de l'equip vagin passant per tots els rols. Això fa que augmentin la participació i el compromís. La perspectiva que adquireixen els i les membres de la reunió pel fet de fer tots els rols és molt més àmplia i rica, el que enriqueix a les persones participants, a les seves relacions interpersonals i als resultats de la reunió. 

 

Els beneficis d'aplicar aquesta metodologia comencen a fer-se visibles en uns mesos de la seva implantació. 

 

És la persona que gestiona les intervencions dels i les participants i s'assegura que tothom participi, com si fos un/a director/a d'orquestra. És important que sàpiga gestionar l'energia del grup. Tot el que hem explicat en el mòdul 4 sobre aquest rol aquí també es valid per definir-lo. 

 

És la persona que s'assegura que durant la reunió es prenguin decisions. Si cal, pot intervenir per dir que no s'estan prenent decisions. 

S'assegura que no es passa a un altre tema fins que s'hagi pres una decisió del tema que s'està parlant. 

 

Constant i activament, durant tota la reunió, aquesta funció provoca i després registra, les decisions el contingut de les quals és precisat per l'equip i sotmès a una validació implícita per part del o la líder. 

 

Provocar decisions consisteix a regular i pressionar estratègicament el grup a formular decisions. 

 

Exemple: Típicament, les intervencions per pressionar una decisió són: 

· Arribem a una decisió? 

· Podrien reformular el que s'acaba de dir en forma de decisió? 

· I si deixéssim que «X» formulés la seva proposta de decisió? 

· No ha arribat el moment de prendre una decisió? 

· Estem canviant de tema sense haver pres una decisió! 

 

Qui pressiona les decisions garanteix, a més, que el conjunt de l'equip es mantindrà centrat en la seva funció més important: prendre decisions. És convenient que aquestes últimes estiguin clarament formulades i que siguin mesurables, que els terminis estiguin ben definits i que la persona que fa de pilot o de responsable del seguiment de cada decisió sigui elegida explícitament. 

  

Observeu que qui pressiona la decisió no és responsable de la formulació de les decisions. S'assegura amb insistència que l'equip romangui centrat en aquesta funció primordial, però procura no sentir-se assetjat/da pel contingut. Clarament, qui pressiona la decisió garanteix que l'equip defineixi clarament l'acció a emprendre, els terminis de posada en pràctica i les responsabilitats de seguiment.  

 

Registrar les decisions. La segona funció de qui pressiona les decisions consisteix a escriure i de la manera més explícita possible, les decisions preses per l’equip.  

 

Cap al final de la reunió, si no s'han pres decisions, cal que s'intensifiqui la pressió. Com si fos un/a notari/a, registra per escrit les decisions preses en la reunió, les accions que s'han acordat, les persones responsables d'executar-les i els terminis. Després de la reunió, farà arribar aquesta informació a tothom qui hagi participat de la reunió. 

 

La seva única funció és recordar a l'equip el temps que es porta de reunió i el temps que falta. Per això, cal que abans de començar una reunió, es pacti la durada i l'hora de finalització. 

 

És convenient que avisi a la meitat del temps, quan faltin 10 minuts i quan en faltin 5 minuts. 

 

Intervé quan ja s'ha acabat la reunió. La seva funció és la de donar feedback: primer a les persones que han assumit els rols i després a la resta de participants. 

 

No jutja ni entra en el contingut de les decisions que s'han pres, simplement constata el que ha observat durant la reunió. 

 

La seva funció és molt important, ja que el propòsit és millorar l'eficàcia d'aquesta metodologia. 

 

Exemple: 

Típicament, això consisteix a anunciar de forma regular, clarament i al grup, el temps que ha transcorregut i el que queda al contracte de treball col·lectiu. «Hem utilitzat deu dels quaranta minuts disponibles, en queden trenta»; després, més tard, «hem fet servir vint minuts, estem a la meitat del temps», etc. És important recordar que qui marca el ritme no és responsable del manteniment dels terminis de l'equip. 

 

Tampoc no defineix el temps que no pot concedir ni pot obligar l'equip a interrompre la feina si el temps no s'ha respectat. Aquesta darrera responsabilitat incumbeix al conjunt de participants de la reunió, a l'agent de decisió, arribat el cas. 

 

Si casualment l'equip supera el temps concedit, aquest rol consisteix a anunciar clarament i de la mateixa manera, «hem superat el temps concedit en cinc minuts». El ritme d'anuncis ha de ser igual per a tota la seqüència, i en cap cas massa llarg. És preferible que el ritme d'anuncis no superi mai els deu minuts. Aquesta funció permet a tot l'equip estar totalment centrat en el tema durant tota la seqüència de treball i evitar així les pèrdues de temps al principi i a la meitat, que provoquen una pressió de producció, una debacle i fins i tot una prolongació al final. 

 

Reflecteix les accions i les decisions preses per l’equip 

S’encarrega de prendre nota, de forma clara les accions a realitzar. Quan ho fa contesta a les preguntes: “Què”: Què cal fer o lliurar 

“Qui”: quina persona lidera o quina/es ho farà 

“Com”: quins requisits de procés caldrà tenir en compte 

“Quan”: en quina data 

 

Atenció: no és la responsable del seguiment de les accions acordades, ni pren decisions ni les transcriu sense consultar als participants de la reunió.