Blog

CONVENIÈNCIA D’UNA REUNIÓ

Les persones responsables de les reunions han de tenir en compte en el moment de convocar-les o preparar-les, els elements o variables que hi intervenen. La seva interacció donarà lloc a diversos tipus de reunions segons la modalitat, la durada i el nombre de persones.

ELS OBJECTIUS D'UNA REUNIÓ PODEN SER:

NO S'HA DE CONVOCAR MAI UNA REUNIÓ QUAN:

    • Es desconeix un propòsit específic.
    • Existeix una altra manera d'aconseguir el mateix resultat.
    • Falta temps per aconseguir la informació que cal o per realitzar una adequada preparació.
    • Falten algunes de les persones clau per a la reunió.
    • Cal evitar que les reunions s’utilitzin com a excusa per no assumir la responsabilitat que correspon a cadascú.

¿QUAN SI S'HA DE CONVOCAR UNA REUNIÓ?

Una reunió ha de tenir un objectiu concret. Abans de convocar-la, cal preguntar-se què vols aconseguir-hi i quina probabilitat hi ha de fer-ho. Potser decideixis acabar la reunió abans de convocar-la.

Si ets la persona responsable de fer-ho, replantejat convocar-ne quan:

• No hi hagi un objectiu concret
• Hi hagi una altra manera – i potser més econòmica- d'aconseguir el mateix
• Falti temps per aconseguir la informació necessària o preparar-la adequadament
• No pugui participar-hi alguna de les persones clau

Cal recordar tres principis senzills però indiscutibles:

• Un persona sola pren algun tipus de decisions millor que un comitè
• Als directius i directives se'ls paga, entre altres coses, per decidir i per assumir el risc d'equivocar-se
• Una reunió és potencialment útil, però molt vulnerable per la seva pròpia complexitat

En conseqüència, cal reflexionar sobre la possibilitat de resoldre personalment els propis problemes abans de dur-los als demés.

Alternatives a determinades reunions:

• Resoldre problemes o prendre decisions un/a mateix/a
• Facilitar informació escrita
• Consultes telefòniques o per e-mail
• Mini-reunions parcials


TIPUS DE REUNIONS

El primer de tot és convocar reunions que siguin estrictament necessàries. Una reunió sempre té un alt cost, encara que només sigui pel que val el temps dels seus i les seves participants. I no sempre és el millor mitjà per assolir els objectius desitjats. De manera que cal estar segur/a de que la reunió en qüestió és la millor manera d'aconseguir el que es vol.

Per l’abast de les persones participants, hi ha dos tipus de reunions: les que es fan a les organitzacions i només amb treballadors/es propis/es; i les mixtes, com poden ser les d'organització amb altres departaments o amb proveïdors/es. Aquestes últimes tenen normalment un caràcter molt diferent pels seus objectius, el seu ambient i la formalitat que agafen. Però, sobre tot, pel fet de no tenir més d’un/a líder, sinó com a mínim dos, la qual cosa provoca una dinàmica molt diferent.


Per la seva freqüència i naturalesa, a dins d'una organització hi ha tres tipus de reunions:

Sigui com sigui, una reunió eficaç és una eina fantàstica de bona direcció. En el moment i en el lloc adequats, amb la durada adequada i les persones assistents adequades, una reunió és una eina molt potent. L'èxit i el fracàs d'una reunió es decideix amb freqüència molt abans que comenci.


Reunions operatives

La seva finalitat és la de donar instruccions a un equip. Si són reunions diàries n'hi ha prou amb una durada de cinc minuts i de deu o quinze si la freqüència és setmanal. Unes i altres són necessàries quan hi ha prou incidents o imprevistos, o quan sigui recomanable que cada membre de l'equip sàpiga el que fa la resta. Però són innecessàries si els incidents o imprevistos són escassos i les responsabilitats estan ben definides des del començament. Si duren poc és bona idea que es facin de peu.


Reunions tàctiques

Són les més freqüents. Responen a nous plantejaments o a la resolució de problemes o conflictes


Reunions estratègiques

Són reunions d'alta direcció. Les fan els i les responsables d'establir l'estratègia de l'organització. Es fan alguns cops l'any, quan la situació obliga a revisar la ruta. Poden durarà molt, des de mig dia fins a un cap de setmana, i és millor que es facin fora de les oficines, per tal de mantenir la privacitat i allunyar la reunió del dia a dia.

Les reunions de creativitat o de formació s'hi assemblen pel seu desenvolupament però tenen objectius propis.